隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，國家對(duì)招標(biāo)采購過程監(jiān)管力度的加大，企業(yè)自身對(duì)招標(biāo)采購工作的及時(shí)性、計(jì)劃性、采購效果要求的提升，企業(yè)（尤其是央企、國企）由傳統(tǒng)手工、紙質(zhì)方式向電子化、智能化、大數(shù)據(jù)化方式轉(zhuǎn)變已成為大多數(shù)企業(yè)的共識(shí)。但既有管理模式、采購思維、工作習(xí)慣等導(dǎo)致了許多企業(yè)招標(biāo)采購業(yè)務(wù)在轉(zhuǎn)變過程中出現(xiàn)步子不快，深度不夠，廣度不全等問題。
一場突如其來的疫情，導(dǎo)致一些企業(yè)出現(xiàn)”雖有企業(yè)電子化采購平臺(tái)，但招標(biāo)采購業(yè)務(wù)仍難正常開展”的尷尬局面，使企業(yè)清晰地認(rèn)識(shí)到加快招標(biāo)采購活動(dòng)全流程、全方位電子化的必要性和緊迫性。
本文介紹“企業(yè)e招采”電子化采購平臺(tái)四用四替第一用——電子代替紙質(zhì)，闡釋了如何將采購人從繁瑣、低效的工作中解脫出來，讓招標(biāo)采購工作更高效、準(zhǔn)確、智能。
一用電子代替紙質(zhì)
二用CA代替簽章
三用手機(jī)代替PC
四用分散代替集中
1、用電子物資數(shù)據(jù)代替手工管理
生產(chǎn)類企業(yè)對(duì)于采購工作的管控從采購計(jì)劃開始，有的甚至直接關(guān)聯(lián)到銷售合同，怎樣做到物資的全過程管理是企業(yè)一直尋求解決的難題。我們系統(tǒng)提供全套的物資全過程的管控功能，實(shí)現(xiàn)物資全過程管控跟蹤。
2、用電子招標(biāo)文件替代紙質(zhì)文件
傳統(tǒng)招標(biāo)文件編制，招采經(jīng)辦人使用office等辦公軟件進(jìn)行編制，不僅要關(guān)注招采過程，還要進(jìn)行調(diào)整文件格式等工作，文件審核也較為繁瑣，還很容易出錯(cuò)。
一些有經(jīng)驗(yàn)的經(jīng)辦人會(huì)積累自己的招標(biāo)文件模板，但無法實(shí)現(xiàn)“經(jīng)驗(yàn)”的共享。招標(biāo)文件電子化、模板化就很好的解決這一問題，集中采購部門統(tǒng)一定制各類項(xiàng)目的招標(biāo)文件模板，模板根據(jù)項(xiàng)目運(yùn)行實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整或者新增模板。
招標(biāo)文件模板通過“挖空”的形式，使招標(biāo)經(jīng)辦人關(guān)注“符合性檢查項(xiàng)”、“評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)”等個(gè)性化內(nèi)容，減少對(duì)通用內(nèi)容的關(guān)注，提高了工作效率的同時(shí)也減少了內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。
為了后期的審查和調(diào)用，招標(biāo)文件一般要完整存檔15年。隨著項(xiàng)目的積累，人員的變動(dòng)，這些紙質(zhì)文件將面臨嚴(yán)峻的儲(chǔ)存和保管問題，需要有專門的保管辦法防止意外受損。而電子版文件存在服務(wù)器上，只占用硬盤空間，且服務(wù)器內(nèi)容會(huì)進(jìn)行備份，更符合企業(yè)的利益需求。
3、用電子質(zhì)疑澄清替代紙質(zhì)澄清
供應(yīng)商收到項(xiàng)目采購邀請(qǐng)下載招標(biāo)文件后，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)在線填寫提交質(zhì)疑信息，平臺(tái)即時(shí)提醒項(xiàng)目經(jīng)辦人員查看項(xiàng)目質(zhì)疑信息，項(xiàng)目經(jīng)辦人員可實(shí)時(shí)在線單獨(dú)答復(fù)或公開回復(fù)，對(duì)質(zhì)疑信息進(jìn)行澄清，相比線下紙質(zhì)質(zhì)疑及澄清，提高了質(zhì)疑澄清工作的效率。
4、用電子投標(biāo)文件替代傳統(tǒng)紙質(zhì)模式
投標(biāo)人在家即可編輯投標(biāo)文件。基于離線投標(biāo)客戶端，投標(biāo)人只需一臺(tái)電腦，無需聯(lián)網(wǎng)即可做標(biāo)書，離線環(huán)境既安全又方便。在投標(biāo)過程中根據(jù)招標(biāo)人設(shè)置好的模板進(jìn)行內(nèi)容填充，每一項(xiàng)都有參考模板，每一項(xiàng)內(nèi)容的輸入都有校驗(yàn)，有效避免因?qū)嵸|(zhì)性響應(yīng)文件缺失而造成的廢標(biāo)遺憾。制作完成的投標(biāo)文件通過一鍵生成并證書加密，切實(shí)保護(hù)了文檔的安全。
5、用電子評(píng)標(biāo)等模式文檔代替手工模式
系統(tǒng)按不同的采購方式設(shè)置評(píng)標(biāo)報(bào)告模版，評(píng)委在線評(píng)審結(jié)束后，系統(tǒng)按評(píng)審結(jié)果自動(dòng)生成評(píng)標(biāo)報(bào)告內(nèi)容，省去了評(píng)委大量的基礎(chǔ)工作，提高了評(píng)審效率。
尤其是一個(gè)項(xiàng)目有多個(gè)分包、多個(gè)評(píng)審小組的情況下，系統(tǒng)可按評(píng)審組分別生成相應(yīng)的評(píng)標(biāo)報(bào)告，無需評(píng)委再翻閱標(biāo)書去核對(duì)項(xiàng)目分包信息、投標(biāo)人名稱、報(bào)價(jià)、以及未通過符合性審查的投標(biāo)人等內(nèi)容。
6、用電子支付替代傳統(tǒng)支付模式
疫情期間，供應(yīng)商可以通過電子支付實(shí)現(xiàn)標(biāo)書費(fèi)、投標(biāo)保證金、中標(biāo)服務(wù)費(fèi)等采購類的財(cái)務(wù)付款。這樣既減少了使用現(xiàn)金到柜臺(tái)排隊(duì)轉(zhuǎn)賬的麻煩，也無需給招標(biāo)單位遞送銀行匯款憑證，既提高了響應(yīng)效率，也減少了外出感染的風(fēng)險(xiǎn)。
招標(biāo)單位不用收取銀行匯款憑證，減少了面對(duì)面接觸的風(fēng)險(xiǎn)。通過電子支付實(shí)時(shí)到賬，可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和采購數(shù)據(jù)的聯(lián)通，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬，減少工作失誤的風(fēng)險(xiǎn)，提高財(cái)務(wù)和采購的工作效率。
7、用電子保函替代紙質(zhì)保函
相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)保函，電子保函與接口直接對(duì)接，具有辦理便捷、方便查驗(yàn)真?zhèn)巍⑷屉娮恿艉鄣葍?yōu)點(diǎn)。投標(biāo)標(biāo)人在線提交申請(qǐng)，采購系統(tǒng)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)保函平臺(tái)，投標(biāo)人在保函平臺(tái)中辦理保函后，可下載獲取文件。
項(xiàng)目經(jīng)辦人通過平臺(tái)獲取經(jīng)辦項(xiàng)目的投標(biāo)保證金交納情況時(shí)，自動(dòng)包含電子保函相關(guān)數(shù)據(jù)。專家在項(xiàng)目評(píng)標(biāo)評(píng)審階段，可以查看項(xiàng)目投標(biāo)人的投標(biāo)保證金交納及電子保函辦理的情況。項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)送退款指令，快速解凍。
8、用電子權(quán)威數(shù)據(jù)替代供應(yīng)商資質(zhì)證件現(xiàn)場審核
企業(yè)電子化采購系統(tǒng)與當(dāng)前主流權(quán)威工商數(shù)據(jù)平臺(tái)天眼查、企查查數(shù)據(jù)對(duì)接。系統(tǒng)在線提供企業(yè)基本信息、經(jīng)營情況、風(fēng)險(xiǎn)信息、資質(zhì)證明、財(cái)務(wù)情況等權(quán)威數(shù)據(jù)信息，用戶直觀識(shí)別核對(duì)供應(yīng)商注冊(cè)信息與權(quán)威信息的差異，便于用戶有效審定供應(yīng)商。
權(quán)威渠道驗(yàn)證、及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，提升供應(yīng)商管理水平，為采購工作提供更好服務(wù)保障。
9、用電子項(xiàng)目數(shù)據(jù)代替紙質(zhì)查閱
企業(yè)電子化采購系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警子系統(tǒng)，將項(xiàng)目管理要求內(nèi)嵌入系統(tǒng)，遇到風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)通過短信郵件等手段推送相關(guān)管理者。同時(shí)相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可追溯、不可抵賴促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管模式由現(xiàn)場階段監(jiān)管轉(zhuǎn)線上實(shí)時(shí)全程監(jiān)管。及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，提升監(jiān)管管理水平，為采購工作提供更好服務(wù)保障。
以上功能已在信源不同行業(yè)客戶中局部或全部應(yīng)用，成熟穩(wěn)定，效果明顯，得到了應(yīng)用客戶的好評(píng)，歡迎新老客戶聯(lián)系試用。
