因金融業務對精準性、及時性、安全性的超嚴格要求，金融行業相對于許多其它行業信息化、電子化、互聯網化的實用進程更快，應用程度更深，因此，金融招采業務由傳統手工、紙質方式向智能、電子方式轉變已成為大多數金融企業的共識，但謹慎、安全的慣性思維也導致了許多金融企業招標采購業務在轉型中出現步子不快，深度不夠，廣度不全等問題。
一場突如其來的疫情，導致一些金融企業出現”雖有電子采購平臺，但招標采購業務仍難正常開展”的尷尬境地，使金融企業清晰的認識到加快招采平臺全流程、全方位電子化的必要性和緊迫性。
信源信息，專注電采領域15年，11年金融行業電子化采購軟件開發經驗，合作金融客戶30多個，今天我們一起探討“金融e采”金融采購系統的“四用四替”之“用電子代替紙質”，助力金融招采轉方式、提效率、戰疫情。
1．招標文件變電子，模板生成錯誤少
傳統招標文件編制，招采經辦人使用office等辦公軟件進行編制，不僅要關注招標采購過程，還要進行調整文件格式等工作，文件審核也較為繁瑣，還很容易出錯。
一些有經驗的經辦人會積累自己的招標文件模板，但無法實現“經驗”的共享。招標文件電子化、模板化就很好的解決這一問題，集中采購部門統一定制各類項目的招標文件模板，模板根據項目運行實際情況進行調整或者新增模板。
招標文件模板通過“挖空”的形式，使招標經辦人關注“符合性檢查項”、“評分標準”等個性化內容，減少對通用內容的關注，提高了工作效率的同時也減少了內控風險。
為了后期的審查和調用，招標文件一般要完整存檔15年。隨著項目的積累，人員的變動，這些紙質文件將面臨嚴峻的儲存和保管問題，需要有專門的保管辦法防止意外受損。而電子版文件存在服務器上，只占用硬盤空間，且服務器內容會進行備份，更符合企業的利益需求。
2．質疑澄清變電子，實時反饋效率高
供應商收到項目采購邀請下載招標文件后，可在規定時間內在線填寫提交質疑信息，平臺即時提醒項目經辦人員查看項目質疑信息，項目經辦人員可實時在線單獨答復或公開回復，對質疑信息進行澄清，相比線下紙質質疑及澄清，提高了質疑澄清工作的效率。
3．投標文件變電子化，不漏項，降低廢標風險
投標人在家即可編輯投標文件。基于離線投標客戶端，投標人只需一臺電腦，無需聯網即可做標書，離線環境既安全又方便。
在投標過程中根據招標人設置好的模板進行內容填充，每一項都有參考模板，每一項內容的輸入都有校驗，有效避免因實質性響應文件缺失而造成的廢標遺憾。制作完成的投標文件通過一鍵生成并證書加密，切實保護了文檔的安全。
4．評標報告依據評審情況自動生成，準確無誤
系統按不同的采購方式設置評標報告模版，評委在線評審結束后，系統按評審結果自動生成評標報告內容，省去了評委大量的基礎工作，提高了評審效率。
尤其是一個項目有多個分包、多個評審小組的情況下，系統可按評審組分別生成相應的評標報告，無需評委再翻閱標書去核對項目分包信息、投標人名稱、報價、以及未通過符合性審查的投標人等內容。
5．現金支付變電子支付實時到賬，對賬更快捷
疫情期間，供應商可以通過電子支付實現標書費、投標保證金、中標服務費等采購類的財務付款。這樣既減少了使用現金到柜臺排隊轉賬的麻煩，也無需給招標單位遞送銀行匯款憑證，既提高了響應效率，也減少了外出感染的風險。
招標單位不用收取銀行匯款憑證，減少了面對面接觸的風險。通過電子支付實時到賬，可以實現財務數據和采購數據的聯通，系統自動對賬，減少工作失誤的風險，提高財務和采購的工作效率。
6．紙質保函變電子保函辦理更方便
相比傳統的紙質保函，電子保函與接口直接對接，具有辦理便捷、方便查驗真偽、全程電子留痕等優點。
投標標人在線提交申請，采購系統自動跳轉保函平臺，投標人在保函平臺中辦理保函后，可下載獲取文件。項目經辦人通過平臺獲取經辦項目的投標保證金交納情況時，自動包含電子保函相關數據。
專家在項目評標評審階段，可以查看項目投標人的投標保證金交納及電子保函辦理的情況。
項目結束后，項目經理發送退款指令，快速解凍。
7．供應商資質證件審核信息驗證更準確
信源集中采購系統與當前主流工商數據平臺天眼查、企查查數據對接。系統在線提供企業基本信息、經營情況、風險信息、資質證明、財務情況等全面數據信息，用戶直觀識別核對供應商注冊信息與全面信息的差異，便于用戶有效審定供應商；渠道驗證、及時發現風險、規避風險，提升供應商管理水平，為采購工作提供更好服務保障。
以上功能已在信源多個金融行業客戶中局部或全部應用，成熟穩定，效果明顯，得到了應用客戶的好評，歡迎新老客戶聯系試用。
“金融e采”金融采購系統的“四用四替”之"用電子代替紙質"，闡釋了金融集中采購平臺如何將采購人從繁瑣、低效的工作中解脫出來，讓招采工作更高效、準確、智能。
